Nos conseils pour bien se préparer à un voyage d'affaires

20 Jun 2019
Image Nos conseils pour bien se préparer à un voyage d'affaires

Partir pour un voyage d'affaires ne rime pas toujours avec détente. Mais il est possible de rendre votre séjour agréable, si vous suivez une organisation minutieuse. Car le stress, un document oublié ou un rendez-vous manqué, peuvent vous causer beaucoup de soucis et faire obstacle à vos obligations professionnelles. Afin de vous aider à vous préparer à toute éventualité, pendant votre voyage d'affaires, voici nos conseils.

Vérifier tous les documents à emporter

Voyager exige toujours des formalités à remplir. Les types de document à fournir varient selon la destination. Cependant, il y a certains d'entre eux qui sont constamment demandés, comme vos papiers d'identité. Il est indispensable qu'il ne quitte pas vos poches ou votre sac, de même que votre passeport. Il vous faut vérifier qu'il soit valide ou qu'il n'expire pas durant la période de votre voyage. Certains pays exigeront un visa, qu'il vous faudra préparer au préalable auprès de l'ambassade du pays d'accueil, sous peine de retard.

En ce qui concerne les formalités sanitaires, veuillez vérifier votre carte de vaccination, car certains pays sont très à cheval sur le respect du calendrier vaccinal. Pour prévenir les risques de maladies ou d'hospitalisation, souscrivez à une assurance et emportez avec vous les papiers y afférents. N'oubliez surtout pas vos billets de déplacement et confirmez vos réservations d'hôtel. Quand vous aurez tout récolté, vous pourrez vous occuper de vos dossiers professionnels. Apprenez à faire une copie de chacun d'entre eux, que ce soit en version électronique ou papier. Sachez les classer dans des porte-documents pour ne pas les perdre.

Etablir un planning de votre voyage

Lorsque vous organisez un voyage d'affaires, votre emploi du temps doit être établi à l'avance. De ce fait, vous devez récolter toutes les informations nécessaires à votre voyage, comme : les horaires et les thèmes (que ce soit une conférence, une réunion, un rendez-vous ou une visite), leur durée, le lieu d'organisation, les noms des principaux organisateurs et leurs coordonnées. Tous ces renseignements sont indispensables pour planifier votre voyage et déterminer votre lieu de résidence et les personnes à contacter. Favorisez les hôtels à proximité, pour ne pas avoir à trop dépenser dans les déplacements.

Quand vous choisirez votre lieu de résidence, nous vous conseillons de vous abonner si vos déplacements sur les lieux sont fréquents. Utilisez un comparateur de voyage, comme eDreams, pour trouver les meilleurs prix en termes de transport et d'hébergement. Ce type de service est essentiel pour s'assurer de trouver ce qui répond le mieux à vos besoins. Munissez-vous d'un guide ou renseignez-vous à l'avance sur les coutumes et les habitudes locales, pour ne pas être pris de cours.

Préparer votre valise

Quand vous aurez tout organisé, vous commencer à préparer vos bagages. Rien de mieux qu'une check-list pour ne rien oublier. Le nombre de vêtements dépendra du nombre de jour, pour lequel vous restez sur place. Il est préférable de ne pas trop vous encombrer et d'emporter le strict minimum afin de faciliter vos déplacements, surtout si vous avez plusieurs lieux à visiter.

N'emportez qu'une valise à roulettes avec plusieurs poches, elles sont plus ergonomiques. Renseignez-vous sur le climat et les habitudes vestimentaires locales, pour éviter de choquer vos hôtes. N'oubliez pas vos appareils électroniques, comme le téléphone, la tablette ou l'ordinateur portable. Ces nouvelles technologies vous permettront de rester en contact avec vos collaborateurs et votre agence de voyage en ligne, comme eDream. Pour en savoir plus rendez-vous sur : www.edreams-saga.com !. Elle dispose d'une application téléchargeable. N'oubliez surtout pas les chargeurs, les clés USB ou le disque externe, pour stoker vos documents.